Quy Trình Giải Trình Điện Thoại Quá Định Mức

Phần 2: Dành Cho Trưởng Bộ Phận

Ngay sau khi nhân viên thực hiện giải trình 1 cuộc gọi điện thoại vượt quá giới hạn thời gian theo quy định của công ty thì hệ thống (Postmaster) sẽ gởi email yêu cầu Trưởng Bộ Phận xem xét đồng ý hay không giải trình của nhân viên đó. Nội dung email có dạng như sau:

Trưởng Bộ Phận click vào link -> sẽ xuất hiên trang web như sau:

Trưởng Bộ Phận sau khi xem xét giải trình của nhân viên. Nếu:

1. Đồng ý với giải trình của nhân viên: chọn và nhấn nút

2. Không đồng ý: chọn và nhấn nút

Các lưu ý:

1. Nếu Trưởng Bộ Phận không xem xét (tức là không chọn 1 trong 2: đồng ý hay không đồng ý) giải trình của nhân viên, mặc định hệ thống xác định là Trưởng Bộ Phận không đồng ý với giải trình đó. Tức là nhân viên bị phạt phí cuộc gọi điện thoại theo quy định của cty.

2. Trưởng Bộ Phận có 1 ngày sau ngày nhân viên giải trình để xem xét đồng ý hay không đồng ý với giải trình đó.

Ví dụ: nhân viên gọi điện thoại ngày 03Jan2012 thì hạn giải trình của nhân viên là 04Jan2012 và hạn Trưởng Bộ Phận xem xét là 05Jan2012

3. Trong trường hợp Trưởng Bộ Phận không có điều kiện để xem xét các giải trình điện thoại của nhân viên (đi công tác, nghỉ phép dài ngày, …) thì Trường Bộ Phận có thể ủy quyền cho 1 nhân viên (Phó Bộ Phận) để xem xét các giải trình điện thoại đó trong 1 khoảng thời gian mà mình vắng mặt. Trưởng Bộ Phận vào web: http://webserver/smdr chọn link ”Thay Đổi Email Xét Duyệt Giải Trình Điện Thoại (dành cho Trưởng Bộ Phận)”. Xuất hiện trang web như sau:

Các anh chị lưu ý điền chính xác các địa chỉ email (tham khảo Outlook hoặc vào trang http://webserver/ulist.aspx để biết thêm thông tin)

Sau đó nhấn nút để gởi yêu cầu thay đổi.

Một email sẽ gởi đến “Email cần thay đổi” để xác nhận việc thay đổi. Email này có dạng như sau:

Click vào link xuất hiện trang web như sau:

+ Nếu đồng ý thay đổi thì nhấn nút -> hệ thống sẽ thực hiện việc thay đổi email và gởi email thông báo kết quả. Các anh chị phải chắc rằng nhận được email thông báo kết quả này (trên cả Email cần thay đổi và Email mới). Nếu chưa nhận được email thông báo kết quả thì việc thay đổi chưa thành công (cần thực hiện lại)

+ Nếu không đồng ý thay đổi thì nhấn nút -> hệ thống sẽ hủy yêu cầu này và gởi email thông báo kết quả như trường hợp trên

Email thông báo kết quả có dạng như sau:

Trưởng Bộ Phận khi đi làm lại cần thực hiện việc chuyển lại email. Tức là cần phải thực hiện lại quá trình trên

4. Trưởng Bộ Phận phải xem xét giải trình điện thoại của nhân viên thông trang WEB như quy trình trên. Hành Chính sẽ không chấp nhận các hình thức khác

Chúc sức khỏe và thành công!