Quy
Trình Giải Trình Điện Thoại Quá Định Mức
Phần 1: Dành Cho Nhân viên
Ngay sau khi nhân viên thực hiện 1 cuộc
gọi điện thoại vượt quá giới hạn thời
gian theo quy định của công ty thì hệ thống (Postmaster) sẽ gởi email
yêu cầu giải trình đến nhân viên đó. Nội dung
email có dạng như sau:
Nhân viên click vào link -> sẽ xuất hiên trang
web như sau:
Gõ vào phần giải trình và nhấn
nút “Gởi Giải Trình”
Giải trình này sẽ được
copy cho Trưởng Bộ Phận của nhân viên bằng 1
email:
Nếu Trưởng Bộ Phận đồng
ý hoặc không đồng ý với giải trình của nhân
viên -> Hệ thống sẽ có email thông báo ngược lại
cho nhân viên biết việc giải trình có được chấp
nhận hay không – nếu giải trình không
được chấp nhận tức là cuộc gọi sẽ
bị tính phí phạt theo quy định của cty (Lưu
ý: nếu không nhận được email phản hồi
thì xem như giải trình chưa được chấp nhận).
Email thông báo việc giải trình có được
chấp nhận hay không có dạng như sau:
1. Không được chấp nhận (cuộc gọi sẽ bị tính
phí phạt theo quy định của cty):
2. Được chấp nhận:
Các lưu ý:
1.
Hành Chính sẽ không gởi email liệt kê.
2.
Các anh chị phải giải trình thông trang WEB như quy
trình trên. Hành Chính sẽ không nhận giải trình bằng
các hình thức khác.
3.
Các anh chị có 1 ngày sau ngày gọi để giải
trình. (Ví dụ: gọi ngày 03Jan2012 thì hạn giải trình là
04Jan2012)
4.
Để kiểm tra định mức điện thoại,
các anh chị vào web: http://webserver/smdr chọn link “Xem
định mức cuộc gọi”. Xuất hiện trang web
như sau:
Nếu có thắc mắc, sai sót hay yêu cầu điều
chỉnh các thông tin trên, vui lòng liên hệ bộ phận Hành
Chính.
5.
Để email lại các cuộc gọi cần giải
trình, các anh chị vào web: http://webserver/smdr chọn link “Các
cuộc gọi cần giải trình”. Xuất hiện trang web
như sau:
Các anh chị điền vào các thông cần thiết và
nhấn nút 
để xem các cuộc gọi cần
giải trình.
Nhấn nút 
hệ thống (Postmaster) sẽ gởi
lại email toàn bộ các cuộc gọi cần giải
trình.
6.
Để tổng kết theo tháng phí điện thoại
vượt định mức, các anh chị vào web: http://webserver/smdr chọn link “Tổng Kết Phí Điện
Thoại Quá Định Mức” ”. Xuất hiện trang web như sau:
Điền các thông tin cần thiết, nhấn nút 
để
xem kết quả (bao gồm tổng tiền VND và tổng
thời gian tính bằng phút)
7.
Để kiểm tra các số điện thoại nội
bộ (Extension) mà mình đang sử dụng và trách nhiệm
phải giải trình khi quá định mức. các anh chị
vào web: http://webserver/ chọn link “Dành
Cho Nhân Viên”. Xuất hiện trang web như sau:
Chọn từ danh sách hoặc điền tên của
mình vào ô tìm kiếm. Rồi nhấn 
. Từ
kết quả tìm kiếm:
Chọn tên phù hợp, sẽ xuất hiện trang web:
Nếu có thắc mắc, sai sót hay yêu cầu điều
chỉnh các thông tin trên, vui lòng liên hệ bộ phận Hành
Chính.
8.
Để xem thống kê chi phí điện thoại quá
định mức cũng như mức phạt (điểm
trừ) theo từng tháng, các anh chị nhấn vào link 
. Xuất
hiện trang web:
9.
Trường hợp 1 số điện thoại nội
bộ (Extension) có nhiều hơn 1 nhân viên sử dụng (ví
dụ là 3 nhân viên A, B ,C): khi đó hệ thống (Postmaster)
sẽ gởi 3 mail yêu cầu
giải trình khác nhau cho cả 3 nhân viên (tức là mỗi
nhân viên sẽ nhận được 1 email yêu cầu giải
trình, 3 link giải trình trong 3 email là hoàn thoàn khác nhau) và cả
3 nhân viên phải giải trình theo email mà Postmaster gởi
riêng cho mình. Nếu nhân viên B gọi thì nhân viên B giải trình
với nội dung phù hợp còn nhân viên A và C cũng phải
giải trình với nội dung cơ bản (ví dụ)
như “Số Ext chung, bạn B gọi …”. Trưởng Bộ Phận sẽ xét duyệt cả
3 giải trình trên như 3 yêu cầu giải trình bình thường.
Nếu nhân viên nào (A, B, C) không giải trình thì sẽ bị
tính tiền phạt tương ứng cho nhân viên đó. (ví
dụ: nếu B, C có giải trình mà A thì không giải trình
-> A sẽ bị tính phí phạt)
Chúc sức khỏe và thành công!