TransViet :: Local Zone

Hành Vi	Trừ Công (Phút)	Trừ Điểm
Trễ XX phút	XX	Theo Bảng 02
Sớm XX phút	XX	Theo Bảng 02
Không Check In	240(1/2)(Ngày Làm Việc - Ngày Nghỉ Phép)	3 đ
Không Check Out	240(1/2)(Ngày Làm Việc - Ngày Nghỉ Phép)	3 đ

(tham khảo GhiChu01 để biết thêm thông tin)

vi. Bảng 02:

Phút	Trừ Điểm
1 - 5	1 đ
6 - 10	2 đ
11 - 20	3 đ
21 - 30	4 đ
31 - 45	5 đ
46 - 60	6 đ
61 - 90	7 đ
91 - …	Thêm 1 đ sau mỗi khoảng từ 1 - 60 phút

vii. Cách tính:

· Không đơn phép nghỉ, không giải trình check-in/out – hoặc có nhưng chưa được xác nhận “Đồng Ý”:

a) Điểm: trừ điểm

b) Công: trừ công

· Có phép nghỉ, có giải trình – đã được xác nhận “Đồng Ý”:

a) Điểm: không trừ điểm

b) Công:

- Nếu được xác nhận là Việc Công Ty: không trừ công

- Ngược lại (Việc Riêng của nhân viên): trừ công

viii. Các ghi chú:

GhiChu01:

TH1: Thứ 2, 3, 4, 5, 6: nếu không nghỉ có phép

Ngày Làm Việc: 2 buổi chấm công

Ngày Nghỉ Phép: 0

Không CheckIn = Không CheckOut = 240*(1/2)*(2-0) = 240phút

TH2: Thứ 2, 3, 4, 5, 6: nghỉ có phép 1 buồi

Ngày Làm Việc: 2 buổi chấm công

Ngày Nghỉ Phép: 1 buổi chấm công

Không CheckIn = Không CheckOut = 240*(1/2)*(2-1) = 120phút

TH3: Thứ 7: nếu không nghỉ có phép

Ngày Làm Việc: 1 buổi chấm công

Ngày Nghỉ Phép: 0

Không CheckIn = Không CheckOut = 240*(1/2)*(1-0) = 120phút

2. Quy Định Thời Gian Xử Lý Các Vi Phạm Hành Chính (tham khảo: Biểu đồ thời gian xử lý các vi phạm hành chính)

i. Nghỉ Phép: nhân viên phải làm đơn nghỉ phép trên HTWeb trước khi nghỉ

ii. Giải Trình CheckIn/Out: nhân viên phải làm giải trình trên HTWeb trước khi sự việc xảy ra (vào trễ, ra sớm)

iii. Các tình huống khẩn cấp: khi nhân viên không thể trực tiếp thao tác mục (i) và (ii) trên HTWeb thì nhân viên phải thông báo cho bộ phận Hành Chính. Giới hạn thời gian thông báo Hành Chính: không quá 12:00PM của ngày thứ 3 kể từ ngày cần xin phép, giải trình (lưu ý: giới hạn này đã bao gồm thời gian dành cho Hành Chính, Trưởng Bộ Phận xét duyệt)

iv. Thời gian gởi thông báo chấm công cho nhân viên: ~09:30AM ngày hôm sau Postmaster sẽ gởi thông báo chấm công cho ngày hôm trước

v. Thời gian chốt dữ liệu chấm công hàng ngày: 12:00PM ngày thứ 3 kể từ ngày cần chấm công

vi. Thời gian chốt dữ liệu chấm công hàng tháng: 13:00PM ngày 03 hàng tháng chốt dữ liệu chấm công của tháng trước

I.2. Kiểm tra các thông tin cần thiết

Web: http://webserver

Mục:

Xuất hiện trang web (hình 01):

Xuất hiện trang thông tin (hình 02):

Nếu có bất cứ vấn đề gì liên quan đến các thông tin trên, vui lòng liên hệ trực tiếp Bộ Phận Hành Chính

I.3. Nghỉ phép

Web: Tham khảo (hình 02)

Mục:

Xuất hiện trang web (hình 03):

Muc:

Xuất hiện biểu mẫu (hình 04):

1. Nhập các thông tin cần thiết theo yêu cầu của biểu mẫu Nghỉ Phép

2. Nhấn

3. Postmaster gởi email xác nhận tới nhân viên (email trong muc Kiểm tra các thông tin cần thiết)

4. Nhân viên xác nhận hoặc theo chỉ dẩn của email xác nhận của bước 3

5. Nếu nhân viên chọn thì coi như không xin nghỉ phép (tức là hủy bỏ đơn nghỉ phép)

6. Nếu nhân viên chọn thì Trưởng Bộ Phận sẽ xem xét đơn nghỉ phép của bạn. Trưởng Bộ Phận có thể sẽ ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI đơn nghỉ phép này.

7. Khi Trưởng Bộ Phận ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI, Postmaster sẽ thông báo cho nhân viên biết kết quả.

8. Đơn nghỉ phép chỉ hợp lệ khi Trưởng Bộ Phận xác nhận là ĐỒNG Ý

9. Lưu đồ:

I.4. Giải trình check in, check out

Web: http://webserver

Mục:

Xuất hiện biểu mẫu (hình 05):

Mục:

Xuất hiện trang web (hình 06)

1. Nhập các thông tin cần thiết theo yêu cầu của biểu mẫu Giải Trình Check-In/Out

2. Nhấn thì Trưởng Bộ Phận sẽ xem xét giải trình của bạn. Trưởng Bộ Phận có thể sẽ ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI giải trình này.

3. Khi Trưởng Bộ Phận ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI, Postmaster sẽ thông báo cho nhân viên biết kết quả.

4. Giải trình chỉ hợp lệ khi Trưởng Bộ Phận xác nhận là ĐỒNG Ý

5. Lưu đồ:

6. Các lưu ý:

i. Trong biểu mẫu Giải Trình Check-In/Out, nhân viên chỉ có 2 lựa chọn: “Vào Trễ” và “Ra Sớm”

ii. Các giải trình về “Không Check-In” và “Không Check-Out”, nhân viên phải thông qua Bộ Phận Hành Chính (như một trường hợp khẩn cấp)

I.5. Giải trình check in, check out bằng hình ảnh

Web: Tham khảo (hình 05)

Muc:

Xuất hiện biểu mẫu (hình 07)

1. Nhập các thông tin cần thiết theo yêu cầu của biểu mẫu Giải Trình Check-In/Out Bằng Hình Ảnh

2. Nhấn thì Bộ Phận Hành Chính sẽ xem xét giải trình của bạn. Hành Chính có thể sẽ ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI giải trình này.

3. Khi Hành Chính ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI, Postmaster sẽ thông báo cho nhân viên biết kết quả.

4. Giải trình chỉ hợp lệ khi Hành Chính xác nhận là ĐỒNG Ý

5. Lưu đồ:

I.8. Thống kê

1. Giải trình check-in/out

Web: Tham khảo mục Giải trình check in, check out – Hình 05

i. Thống kê tất cả giải trình check-in/out theo năm

ii. Các giải trình mang Trạng Thái 1 (đang chờ TBP xác nhận đồng ý hay không): nếu TBP chưa nhận được email, nhân viên có thể yêu cầu Postmaster gởi lại

. click vào Giải Trình cần gởi lại email

. xuất hiện trang web:

. click vào mục

2. Ngày phép

Web: Tham khảo mục Nghỉ phép - Hình 03

Rounded Rectangular Callout: (1 ngày phép = 2 buổi phép)
Là tổng số buổi được nghỉ theo chế độ. (tham khảo quy định của cty để thêm chi tiết) Rounded Rectangular Callout: Là những buổi nhân viên thực sự đã nghỉ tính đến thời điểm hiện tại
Nếu tổng buổi đã thực nghỉ vượt quá tổng buổi phép thì sẽ trừ công tương ứng với số buổi vượt quá.

i. Thống kê phép theo năm

Tổng buổi phép: là tổng số buổi được nghỉ theo chế độ (tham khảo quy định của cty để thêm chi tiết)

Tổng buổi đã thực nghỉ: là những buổi nhân viên thực sự đã nghỉ tính đến thời điểm hiện tại (tức chưa bao gồm những buổi đã xin phép nhưng chưa nghỉ - lưu ý thêm phần iii. Hủy đơn phép bên dưới). Nếu tổng buổi đã thực nghỉ vượt quá tổng buổi phép thì sẽ trừ công tương ứng với số buổi vượt quá.

ii. Các đơn phép mang Trạng Thái “Đang chờ xác nhận từ email”, “Đang chờ TBP xác nhận đồng ý hay không”: nếu chưa nhận được email, nhân viên có thể yêu cầu Postmaster gởi lại

. click vào Đơn Phép cần gởi lại email

. xuất hiện trang web:

. click vào mục

iii. Hủy đơn phép: các đơn phép mang Trạng Thái “Trưởng Bộ Phận đã ĐỒNG Ý”, nếu chưa sử dụng (tức là chưa nghỉ hoặc hoãn không nghỉ) và còn trong giới hạn thời gian (*1) hủy thì nhân viên có quyền yêu cầu hủy đơn phép.

Rectangular Callout: nếu chưa sử dụng (chưa nghỉ hoặc hoãn không nghỉ) và còn trong giới hạn thời gian thì nhân viên có quyền yêu cầu hủy

. click vào Đơn Phép cần hủy

. xuất hiện trang web:

Rectangular Callout: Tick vào các buổi phép - đã xin nhưng không sử dụng – cần hủy

Quá trình hủy đơn nghỉ phép tương tự như quá trình tạo/xin nghỉ phép, tức là bao gồm các bước như sau:

1) Nhập các thông tin cần thiết theo yêu cầu của biểu mẫu Hủy Phép

2) Nhấn

3) Postmaster gởi email xác nhận tới nhân viên (email trong muc Kiểm tra các thông tin cần thiết)

4) Nhân viên xác nhận hoặc theo chỉ dẩn của email xác nhận của bước 3

5) Nếu nhân viên chọn thì coi như không hủy đơn nghỉ phép (tức là vẫn tính nghỉ phép)

6) Nếu nhân viên chọn thì Trưởng Bộ Phận sẽ xem xét đơn hủy nghỉ phép của bạn.

Trưởng Bộ Phận có thể sẽ ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI đơn hủy nghỉ phép này.

7) Khi Trưởng Bộ Phận ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI, Postmaster sẽ thông báo cho nhân viên biết kết quả.

8) Hủy đơn nghỉ phép chỉ hợp lệ (tức là không tính nghỉ phép) khi Trưởng Bộ Phận xác nhận là ĐỒNG Ý

9) Lưu đồ:

10) Các lưu ý:

(*1) giới hạn thời gian hủy: không quá 12:00PM của ngày thứ 3 kể từ ngày cần hủy phép (lưu ý: giới hạn này đã bao gồm thời gian dành cho Trưởng Bộ Phận xét duyệt)

Các đơn phép chưa hoặc không sử dụng thuộc 1 trong các tình huống sau:

- nhân viên không hủy

- quá giới hạn thời gian hủy

- trùng ngày, trùng buổi xin nghỉ với 1 (hoặc nhiều) đơn xin nghỉ khác mà đã được duyệt ĐỒNG Ý

- TBP chưa xác nhận ĐỒNG Ý hủy

- TBP xác nhận TỪ CHỐI hủy

thì sẽ bị đối xử như đã nghỉ (tức đã thực hiện việc nghỉ) và được tính vào Tổng buổi đã thực nghỉ (trong muc Ngày phép)

3. Vi phạm check-in/out theo tháng

i. Vi phạm check-in/out cần giải trình

Web: http://webserver

Mục: